訪問介護の運営指導を40分で終えた準備手順｜電子提示で紙ゼロにした実例

運営指導、40分で終わりました。

うちは訪問介護を8事業所運営していて、運営指導はこれまで6回受けてきました。そのうえで言いますが、今回が圧倒的に楽でした。

訪問介護をやっている人なら分かると思います。運営指導は、一番しんどい仕事のひとつです。大量に紙を刷って、ファイルに綴じて、前日は徹夜。当日は数時間かけて書類をめくられる。うちも、去年まではそうでした。

この記事では、運営指導を電子提示（画面で見せる形）で受けるためにやった準備の全手順と、当日実際に聞かれたことを書きます。これから運営指導を受ける事業所の方の役に立てば嬉しいです。

去年までの運営指導と、今回の違い

去年までの机はこうでした。

今年はこれだけです。

同じ部屋、同じ机です。紙はゼロ、ファイルもゼロ。MacBookを1台置いただけです。

準備でやったのは、次の6つです。

パソコン2台というのが地味に大事でした。指導員が2人いるのに1台しかないと、片方が待つことになります。結局それで時間が延びます。

これを飛ばすと、当日に「紙で出してください」と言われて終わりです。

うちは事前に、書類は電子で保管しているので、画面で見てもらう形で問題ないかを所轄に確認しました。そこでOKをもらったうえで当日を迎えています。

ここは自治体によって扱いが違います。必ず、自分の事業所の所轄に確認してください。

そして確認した内容は、できれば文書で残してください。メールでのやり取りが理想です。口頭だけだと、当日に話が食い違ったときに何も出せません。

「何を聞かれるか分からない」というのが、運営指導の恐怖の正体だと思います。なので今回聞かれたことを、そのまま書きます。

会議と面談については、うちは日常的に議事録を残しています。それをそのまま画面で開いて見てもらいました。

ここが今回、一番の発見でした。

指導員の方に言われたのは、「非常に分かりやすい」「電子の方がまとまっていて見やすい」ということでした。

つまり、当日のために書類を用意したことが評価されたのではありません。日常的に記録が残っていたことが評価されたんです。

運営指導のために慌てて作った書類は、見れば分かります。逆に、普段からちゃんと記録が積み上がっている事業所は、その場で開くだけで終わる。

結果、40分で終了しました。

この店舗は、利用者さんの数がそれほど多くありませんでした。だから40分で済んだ、という面はあります。規模の大きい事業所なら、もっと時間はかかると思います。

それでも、紙をゼロにできたこと、指導員が書類を探す時間がゼロになったことは、規模に関係なく効くはずです。

今回やってみて分かったのは、運営指導の負担のほとんどが「探す時間」と「印刷する時間」だったということです。

書類そのものは、普段の運営でちゃんとやっていれば存在します。それが紙のファイルの中に埋もれているか、フォルダを開けばすぐ出てくるか。差はそこだけでした。

うちはこの環境を作るために、書類作成AI「ケアGO」を自分たちで開発しました。書類の作成から保管、共有までを1か所にまとめています。今回の運営指導も、そのフォルダを開いて見てもらっただけです。

ただ、ツールが何であれ、やることは同じだと思います。普段から記録を残し、探さずに出せる状態にしておく。それだけです。

運営指導が怖いのは、準備が終わっていないからです。逆に言えば、準備が終わっていれば怖くありません。うちも今回で、次の運営指導が怖くなくなりました。

8事業所で、6回。運営指導の経験は、うちもだいぶ増えてきました。不安を抱えている事業所さんがいたら、気軽に声をかけてください。相談に乗ります。

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